IT-szolgáltatás- és kockázatfelmérés

A legtöbb cég érzi, hogy valami nincs rendben az IT-szolgáltatásával — csak azt nem tudja pontosan, hogy mi.

A tünetek általában akkor is érezhetőek, ha a mögöttük álló probléma nem látható: visszatérő incidensek, a kapott szolgáltatáshoz képest nehezen indokolható beszállítói költségek, tisztázatlan tulajdonú vagy kihasználtságú szoftverlicencek, hozzáférések, amelyekről senki sem tudja teljes bizonyossággal, hogy megfelelően vannak-e kezelve, valamint a projektek során, felszínre kerülő a mindennapi IT-problémák

Ezek a problémák ritkán függetlenek egymástól. Legjellemzőbben ezek annak az egyébként organikus folyamatnak a tünetei, amelyben az IT-környezet a céggel együtt nőtt, miközben a hozzá tartozó működési modell, a felelősségi körök és az irányítási folyamatok nem fejlődtek vele azonos ütemben. A szolgáltatások, beszállítók és eszközök folyamatosan gyarapodtak, a felelősségek lassan széttöredeztek, a napi működés fontos részei pedig dokumentálatlanok maradtak. Amit nem dokumentálunk, nehezen mérhető; amit pedig nem tudunk mérni, azt nehéz irányítani.

Ennek eredménye számos felesleges költség, súrlódások a napi működés során, és felhalmozódott kockázatok. Az egyértelmű felelős nélküli szolgáltatások, a megfelelő felügyelet nélkül kezelt licencek, a nem megfelelően menedzselt eszközök, a kontrollálatlan hozzáférések, valamint a vállalati adatok nem kellően szabályozott kezelése mind kockázatot jelentenek. A valódi kihívás annak feltárása, hogy ezek a kockázatok pontosan hol jelentkeznek, melyek számítanak igazán, és mit érdemes ténylegesen rendbe tenni.

Hat lépésben, öt-hat hét alatt.

1. Kezdeti egyeztetés 3–4 órát töltünk a helyszínen a kulcsemberekkel és az érintettekkel, hogy az ő szemszögükből is megértsük a problémákat, és közösen meghatározzuk, hol érdemes elkezdeni a vizsgálatot — beleértve a megfelelőségi vagy tenderkövetelményekből fakadó kérdéseket is.
2. Adatgyűjtés és interjúk Időtartam: egy hét. A kezdeti egyeztetés alapján célzott kérdőíveket küldünk az érintetteknek, valamint rövid interjúkat készítünk a munkatársakkal, hogy megértsük, hogyan tapasztalják meg az IT működését a mindennapokban. A válaszokat összesítjük és rendszerezzük, mielőtt megkezdjük a tényleges felmérést.
3. Követelmények pontosítása Időtartam: 2–3 óra. A kezdeti megállapításokat a vezetéssel és a kulcsfontosságú érintettekkel közösen áttekintjük, majd véglegesítjük a felmérés fókuszát. Ennek eredménye egy a felmérés hatókörét rögzítő dokumentum (Assessment Scope Statement), amely meghatározza a vizsgálandó hat folyamatot, azok hatókörét, az érintett rendszereket, az átadandó eredményeket, valamint a felmérés szempontjait. Ettől a ponttól kezdve a hatókör rögzített, és kizárólag írásban jóváhagyott módosítással változtatható.
4. Folyamatfelmérés Időtartam: 2–3 hét. Megvizsgáljuk, hogyan működik a gyakorlatban a hat kiválasztott folyamat, összevetjük őket az ITIL 4 és a COBIT releváns ajánlásaival, és feltárjuk, hol keletkeznek felesleges költségek, kockázatok, késedelmek és szükségtelen többletmunka.
5. Elemzés és javaslatok Időtartam: egy hét. A megállapításokat végleges felmérési jelentésben összegezzük, összeállítjuk a kockázati nyilvántartást, és gyakorlati stratégiát dolgozunk ki a feltárt hiányosságok kezelésére.
6. Bemutatás és átadás Időtartam: 2–4 óra, valamennyi releváns érintett részvételével. Bemutatjuk a megállapításokat a vezetésnek és az érintetteknek, átadjuk a teljes felmérési anyagot, majd közösen áttekintjük a javasolt stratégiát, a prioritásokat és a következő lépéseket.

Alapesetben a felmérés hat területet vizsgál: a kérés-, incidens-, változás-, kockázat-, adat- és eszközkezelést. Ezek bármelyike lecserélhető a kezdeti egyeztetés során, ha a feltárt problémák alapján más terület vizsgálata indokoltabb.

• Entry — IT-állapotfelmérés A jelenlegi IT-környezet független felmérése, amelynek eredményeként egy IT Health Reportot és egy hiányelemzést adunk át. Egyetlen kérdés megválaszolására szolgál: Hol tartunk most?
• Standard — teljes felmérés Minden, amit az IT Health Check tartalmaz, kiegészítve a Kockázati nyilvántartással, az IT-stratégiával és a Folyamatleírásokkal — így priorizált tervet kap arról, min kell változtatni, miért, és milyen sorrendben.
• Premium — felmérés és bevezetési támogatás Minden, amit a teljes felmérés tartalmaz, kiegészítve a felmérés során azonosított három legfontosabb fejlesztés megvalósításának gyakorlati támogatásával.
• Egyedi Nagyobb vagy összetettebb IT-környezetek számára: egynél több telephely, több vizsgálandó folyamat, több IT-szolgáltató vagy a standard hatókörön kívül eső követelmények esetén.